DPIA: cos’è e quando è necessaria

La DPIA (Data Protection Impact Assessment), o Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati, è uno strumento previsto nel Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Questo strumento, sancito dall’articolo 35 del GDPR, assume un ruolo di rilievo nell’assicurare un trattamento responsabile dei dati personali da parte delle organizzazioni. Nel corso di questo articolo, esploreremo in dettaglio cos’è la DPIA, cosa dovrebbe contenere, come condurla in modo efficace, e, soprattutto, quando è necessaria. Approfondiremo anche le possibili conseguenze derivanti dalla mancata esecuzione di una DPIA.

DPIA: cos’è

La DPIA (Data Protection Impact Assessment), nota anche come valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, è un processo previsto dall’articolo 35 del GDPR e svolge un ruolo rilevante nell’assicurare una gestione responsabile dei dati personali da parte delle organizzazioni. La DPIA serve a delineare un trattamento di dati, valutarne la necessità, la proporzionalità e i rischi associati, con l’obiettivo di identificare misure adeguate per affrontare i rischi che possono impattare sui diritti e le libertà degli interessati. La DPIA, inoltre, costituisce uno strumento chiave per il titolare del trattamento per garantire il rispetto del principio di accountability.

DPIA: la normativa di riferimento

La DPIA è specificamente disciplinata dall’articolo 35 del GDPR, che definisce i presupposti che la rendono obbligatoria. Un primo caso si ha quando i trattamenti di dati personali possono comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Inoltre, le Autorità di controllo nazionali e l’EDPB (European Data Protection Board) forniscono orientamenti e interpretazioni della normativa per assistere le organizzazioni nell’attuazione corretta della DPIA. A riguardo, il Garante Italiano ha emanato un provvedimento (doc. web 9058979) in cui elenca una serie di ipotesi per le quali la DPIA è obbligatoria (come i trattamenti dati effettuati con sistemi di videosorveglianza). La DPIA, quindi, rappresenta uno strumento chiave per garantire la conformità normativa e una gestione responsabile dei dati personali nell’ambito delle attività di trattamento.

DPIA: cosa deve contenere

La DPIA è un processo metodico e strutturato che richiede l’attenzione a diversi elementi chiave al fine di garantire una gestione responsabile e conforme dei dati personali. Durante la realizzazione di una DPIA, è essenziale che il documento contenga le seguenti informazioni dettagliate:

1. Descrizione del Trattamento dei Dati:

• Spiegazione dettagliata dello scopo del trattamento dei dati personali.
• Identificazione delle categorie di dati personali coinvolti.
• Indicazione delle modalità di raccolta, utilizzo, conservazione e condivisione dei dati.
• Specificazione della base giuridica per il trattamento, inclusa l’eventuale base di interesse legittimo del titolare del trattamento.

2. Valutazione della Necessità e Proporzionalità:

• Analisi approfondita per determinare se il trattamento è necessario per raggiungere lo scopo previsto.
• Valutazione della proporzionalità del trattamento in relazione alla finalità dichiarata.
• Esame di alternative meno invasive, se disponibili.

3. Identificazione e Valutazione dei Rischi:

• Individuazione dei potenziali rischi per i diritti e le libertà delle persone coinvolte.
• Valutazione della probabilità e della gravità di ciascun rischio identificato.
• Analisi dei rischi connessi al trattamento dei dati, comprese eventuali vulnerabilità e minacce.

4. Misure di Mitigazione dei Rischi:

• Definizione di strategie e misure tecniche e organizzative per ridurre o eliminare i rischi identificati.
• Inclusione di garanzie, misure di sicurezza e meccanismi per garantire la protezione dei dati.
• Considerazione dei diritti e degli interessi legittimi degli interessati e di altre parti coinvolte.

5. Documentazione Dettagliata:

• Registrazione completa di tutti i passaggi del processo di DPIA.
• Documentazione approfondita delle decisioni prese e delle valutazioni effettuate.

6. Pianificazione, Revisione e Aggiornamento:

• Pianificazione delle attività e definizione di tempi e risorse.
• Revisione regolare del documento, soprattutto in caso di cambiamenti significativi nel trattamento dei dati.
• Aggiornamento costante della DPIA per garantirne la rilevanza continua nel contesto operativo.

DPIA: chi è il responsabile

Il responsabile della conduzione della DPIA è il Titolare del trattamento, come sancito dall’articolo 35 del Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR). La DPIA rappresenta uno strumento chiave per identificare e mitigare i rischi associati al trattamento dei dati personali. Nonostante la responsabilità primaria spetti al Titolare, questo può essere assistito da consulenti esterni. Il Titolare è tenuto a supervisionare l’intero processo di DPIA, garantendo che sia condotta in conformità con le disposizioni normative. In questa supervisione, può collaborare con figure chiave come il Data Protection Officer (DPO), se nominato, e il responsabile IT, assicurandosi che la valutazione sia esaustiva e accurata. Il DPO può svolgere un ruolo consulenziale essenziale durante la DPIA, offrendo competenze specializzate in materia di protezione dei dati e assicurando che il processo rifletta pienamente le disposizioni del GDPR. La collaborazione con il DPO contribuisce a garantire una gestione efficace dei rischi e la corretta applicazione delle misure di sicurezza necessarie.

Una volta completata la DPIA, il documento risultante deve essere archiviato dall’organizzazione, garantendone l’accessibilità per eventuali verifiche da parte delle autorità di controllo. 

DPIA: quando è necessaria

La DPIA è necessaria in specifiche circostanze, come previsto dall’articolo 35 del Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR). In particolare, la DPIA è richiesta quando il trattamento dei dati personali può comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone coinvolte. Le situazioni in cui è obbligatoria la DPIA includono:

Valutazione Sistematica ed Esaustiva:

• Quando si effettua una valutazione sistematica ed esaustiva degli aspetti personali di una persona, inclusa la profilazione. Specialmente se il trattamento si basa su procedure automatizzate e le decisioni risultanti influiscono in modo significativo sugli individui.

Trattamento di Dati Sensibili su Vasta Scala:

• Nel caso di trattamento su larga scala di categorie particolari di dati personali, come definiti nell’articolo 9, paragrafo 1, del GDPR. Questo può includere dati sensibili come quelli relativi alla salute, all’orientamento sessuale o alle convinzioni religiose.

Monitoraggio Sistematico e su Vasta Scala degli Spazi Pubblici:

• Quando si effettua il monitoraggio sistematico e su larga scala degli spazi pubblici. Ad esempio, situazioni di videosorveglianza estesa su aree accessibili al pubblico.

Oltre a questi casi, altre ipotesi sono previste dal provvedimento del Garante della Privacy citato in precedenza.

DPIA: conseguenze in caso di mancata esecuzione

La mancata esecuzione di una DPIA quando necessaria può comportare serie conseguenze per le organizzazioni, conformemente alle disposizioni del Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR). Le autorità di protezione dei dati sono autorizzate a imporre sanzioni significative in caso di mancato rispetto dei requisiti della DPIA. Oltre alle conseguenze finanziarie, la mancata esecuzione di una DPIA può danneggiare significativamente la reputazione dell’organizzazione. In un contesto in cui la privacy dei dati è una priorità per i consumatori, violazioni delle leggi sulla protezione dei dati possono erodere la fiducia dei clienti e causare danni reputazionali difficili da riparare. In conclusione, la DPIA non è solo un obbligo legale, ma rappresenta anche una pratica essenziale di gestione del rischio. Le organizzazioni che attribuiscono la giusta importanza alla protezione dei dati personali dovrebbero considerare la DPIA come un’opportunità per migliorare le proprie pratiche e dimostrare un impegno tangibile verso la privacy dei dati. La mancata esecuzione può portare a sanzioni finanziarie, danni reputazionali e rischi legali, evidenziando l’importanza di aderire scrupolosamente alle normative sulla protezione dei dati.

Conclusioni

In conclusione, la DPIA emerge come uno strumento essenziale per le organizzazioni impegnate nella gestione dei dati personali nell’ambito del GDPR. Oltre ad essere un obbligo legale, la DPIA rappresenta un’opportunità concreta per le aziende di valutare e mitigare i rischi connessi al trattamento dei dati, migliorando così le proprie pratiche in termini di privacy. Le severe sanzioni finanziarie, la possibile perdita di fiducia da parte dei consumatori e i rischi legali sottolineano l’importanza di aderire scrupolosamente alle disposizioni della DPIA. In un panorama sempre più orientato alla protezione della privacy, integrare una valutazione d’impatto efficace diventa un elemento chiave per dimostrare l’impegno nell’affrontare le sfide della gestione dei dati personali. La DPIA, quando eseguita in modo accurato e tempestivo, non solo aiuta le organizzazioni a conformarsi alle normative, ma contribuisce anche a costruire una reputazione di affidabilità e rispetto per quanto riguarda il trattamento dei dati personali.

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Avv. Francesco Giunti