Qual è il valore legale di una firma elettronica semplice?
Sempre più imprese stanno implementando processi di firma elettronica semplice per la sottoscrizione di documenti (contratti, ordini…) nei confronti di clienti e fornitori. Questi sistemi consentono di velocizzare i rapporti commerciali, grazie alla loro semplicità ed immediatezza. È, tuttavia, necessario capire qual è il valore legale di una firma del genere: essa, infatti, sul punto, si pone al gradino più basso della speciale classifica stilata dall’ordinamento per le varie tipologie di firme elettroniche. La legge attribuisce il valore legale “massimo” stabilito dall’art. 2702 c.c. (piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta) a quelle “qualificata” e “digitale” (ad esempio lo Spid); segue la “firma avanzata”; chiude la classifica la “firma elettronica semplice” (pensiamo alla sottoscrizione di contratto su tablet o al flag di caselle relative a condizioni generali di contratto su un negozio di e-commerce).
A fronte di una maggiore semplificazione e velocità nel processo di sottoscrizione con firma elettronica semplice, corrisponde un valore probatorio più ridotto.
Tuttavia, ci sono delle normative che, se coordinate tra loro, illustrano un percorso che conduce ad attribuire al documento elettronico sottoscritto con firma elettronica semplice il valore probatorio stabilito dall’art. 2702 c.c.
Preliminarmente, occorre specificare che può parlarsi di “valore probatorio della firma elettronica” solo se risulta legata – inscindibilmente – al documento informatico.
INQUADRAMENTO NORMATIVO
Le normative di riferimento sono:
a. il Regolamento Eidas
b. il Cad – Codice dell’Amministrazione Digitale
c. le Linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Vediamo, per ciascuna normativa, le disposizioni che ci interessano.
a. Regolamento (UE) n. 910/2014
Articolo 25: “Effetti giuridici delle firme elettroniche”:
Principio di non discriminazione tecnologica delle firme elettroniche.
Articolo 46: “Effetti giuridici dei documenti elettronici”:
Ad un documento elettronico non sono negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica.
b. CAD
Art. 2 comma 3 CAD:
“Viene riconosciuto il valore erga omnes del CAD e delle Linee guida concernenti il documento informatico, le firme elettroniche e i servizi fiduciari anche ai privati, ove non diversamente previsto”.
Art. 20 comma 1 bis:
Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore. In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee Guida.
Art. 71 CAD:
Valore normativo delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici in vigore dal 1gennaio 2022.
c. Linee guida AGID ed allegati
Le Linee Guida – e gli allegati – richiamate nell’art. 20 comma 1 bis del CAD, contenenti numerosi adempimenti a carico delle aziende private, hanno il compito di delineare i requisiti del processo di formazione del documento informatico necessari per garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento stesso. Tale processo, ove correttamente implementato, consente il riconoscimento, da un lato, della forma scritta e, dall’altro, del valore probatorio di cui all’art. 2702 c.c. al documento informatico.
Si rammenta che processi diversi da quello indicato non possono condurre al riconoscimento del valore di cui all’art. 2702 c.c. al documento informatico, ma sono solo idonei a limitare il libero apprezzamento del giudice sull’efficacia probatoria del documento.
STRUTTURA DEL PROCESSO DI CONFORMITÀ
Di seguito, vengono elencate le attività necessarie per strutturare un percorso di conformità idoneo ad attribuire al documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice il valore probatorio previsto dall’art. 2702 c.c., in ottemperanza al CAD ed alle Linee Guida AGID citate:
- Analisi del sistema di identificazione
- Analisi del sistema di autenticazione
- Predisposizione della documentazione prevista dalle Linee Guida Agid, in particolare di:
- Nomina del Responsabile della Conservazione
- Manuale di conservazione
- Nel caso di affidamento a terzi della Conservazione, nomina del Titolare (persona fisica interna all’azienda) e del Delegato (persona fisica o giuridica anche esterna alla azienda) cui attribuire i rispettivi profili di responsabilità della conservazione a norma di legge di un documento
- Operazioni di selezione e scarto dei documenti informatici e, se conservati, dei Pacchetti di Archiviazione.
- Scelta dei formati dei file e i metadati per la conservazione e il riversamento.
- Manuale di Gestione documentale.
- Nomina e attribuzione dei compiti ad altri soggetti coinvolti nel processo di conservazione documentale.
Francesco Giunti